ABOUT US
policy plan
During the setup phase of the foundation, a policy plan for the first years (2013 – 2017) was written up (in Dutch). It was on the basis of this plan that the Dutch tax authorities designated the foundation a ‘Culturele ANBI’ (charitable or public-benefit organisation).
The second policy plan (2018 – 2020, in Dutch, see below) is uploaded in spring 2018.
If you are interested, we can translate one or more sections of this policy plan for you. Let us know by mail info@documentourhistorynow.org. The policy plan contains the following chapters:
- Our vision and how we work
- Acquisition of equity
- Compensation for board members
- Governance of the foundation’s equity
- Expenditure of the foundation’s equity
- Professional management of the foundation
- Website
- Applications from Southeast Asia
- Network in Southeast Asia
Beleidsplan Stichting 2018 – 2020
(in Dutch)
Inleiding
De stichting Document Our history Now is geregistreerd bij de kamer van koophandel in Amsterdam onder nummer 57229171. De statuten zijn gepasseerd bij notarissen Bakker, Voorwinde en Mens te Amsterdam op 8 februari 2013. De stichting heeft haar rekening bij de Triodos bank nummer NL 81 TRIO 0784687064.
Dit beleidsplan 2018 – 2020 is vastgesteld door het bestuur van de stichting (april 2018) ten behoeve van – onder andere – de ANBI status aanvraag. Om die reden volgt dit beleidsplan de indeling zoals door de belastingdienst op haar website wordt voorgesteld. Dit document wordt tevens als openbaar document geplaatst op de website van Document Our History Now, www.documentourhistorynow.org. Dit beleidsplan betreft dus geen communicatie product specifiek gericht aan het algemeen publiek of donateurs. Dergelijke publiekvriendelijke teksten (aangaande de plannen en rapportage van de stichting) te vinden op de website www.documentourhistorynow.org en worden verzonden via direct mailing.
Ten tijde van de oprichting van de stichting en de aanvraag van de ANBI-status werd het beleidsplan 2013 – 2015 opgesteld, in 2015 verlengd tot en met 2017. Een samenvatting van de periode 2013 – 2016 is te vinden op onze website.
De jaarrekening van de stichting (inclusief balans en staat van baten en lasten) en een jaarverslag verschijnt jaarlijks (vanaf 2014) op de website, binnen 6 maanden van het afsluiten van het boekjaar (tevens kalenderjaar) .
Doel en werkwijze
Uit de statuten, artikel 2:
- De stichting heeft ten doel:
- Het (doen) verzamelen en vastleggen op alle daarvoor in aanmerking komende gegevensdragers van gegevens over de Lesbian Gay Bisexual and Transgender community en individuen, teneinde de zichtbaarheid, emancipatie en geschiedschrijving van deze community en individuen te bevorderen;
- Het ondersteunen van personen die het sub a omschreven doel (kunnen) realiseren, zoals auteurs, journalisten, fotografen, documentalisten, documentairemakers, etc.
- Het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
- Het geografische werkterrein van de Stichting is voornamelijk Zuidoost-Azië, maar is niet tot deze regio beperkt.
- De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:
- Het bieden van gelegenheid aan daarvoor in aanmerking komende personen of instellingen om binnen het art. 2.1 genoemde doel (project-) voorstellen in te dienen en het ondersteunen van deze personen of instellingen bij de realisering van deze voorstellen.
- Het bijeenbrengen van vrienden van de Stichting die de doelstelling van de Stichting ondersteunen en een actieve dan wel louter financiële bijdrage willen leveren aan het realiseren van die doelstelling.
- Het aantrekken van financiële middelen om de Stichting in staat te stellen haar doelstellingen te realiseren.
- Het verrichten van alle verdere handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
- De Stichting kan zich voor de realisering van haar doelstellingen laten bijstaan door een directeur en ander personeel.
- De Stichting heeft het maken van winst uitdrukkelijk niet ten doel.
Werving van gelden
Uit de statuten, artikel 3:
Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door:
- Subsidies en donaties;
- Schenkingen, erfstellingen en legaten;
- Alle andere verkrijgingen en baten.
Voor 2018 – 2020:
In de periode 2008 – 2020 worden gelden geworven onder particulieren en bedrijven. Ook worden fondsen benaderd. Dit zal meestal gebeuren middels een verzoek bij te dragen aan een specifieke productie of event. Ook crowdfunding (zoals het platform Cinecrowd) kan hiervoor ingezet worden. Daarnaast worden de mogelijkheden van (project) subsidies onderzocht die onder verantwoordelijkheid en binnen de doelstelling van de Stichting kunnen worden uitgevoerd. Tenslotte gaan we actiever op zoek naar vermogende personen die een sponsoring, legaat of nalatenschap willen toekennen aan DOHN. In 2013 de culturele ANBI status verkregen. Tenslotte, mocht een productie van DOHN de mogelijkheid krijgen om met een tweede producent een professioneler niveau te bereiken, dan is DOHN mede-financier of co-producer, maar nemen niet de rol van de eerste producent. Onze doelstelling ligt primair bij het ondersteunen van lokale filmmakers, fotografen en story tellers en het ondersteunen van talent. Het produceren van ‘grotere producties’ kan passen in de stappen van filmmakers etc. waarmee we werkten of om de naamsbekendheid en inkomsten van Document Our History Now te vergroten.
Beloning voor bestuurders
Uit de statuten, artikel 4.5:
De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden geen honorarium, behoudens een nader vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.
In april 2018 besluit het bestuur geen gebruik te maken van de mogelijkheid voor vacatiegelden, zoals dat tot die datum ook niet gebeurde.
Beheer van vermogen Stichting
Het beheer van het vermogen van de Stichting wordt gevoerd door het bestuur. Daartoe komt zij jaarlijks minimaal 1 maal per jaar bijeen, volgens de in de statuten opgenomen artikelen 6 en 7.
Het vermogen wordt aangewend voor de doelstellingen van de Stichting. Indien mogelijk wordt in de periode 2017 – 2020 bestemmingsreserves opgebouwd tot maximaal Euro 15.000 voor nieuwe projecten en maximaal Euro 10.000 voor instandhoudingskosten. Daarnaast kan er een bestemmingsreserve voor professionele ondersteuning worden opgebouwd, tot max. Euro 15.000, mocht er personeel in dienst van de Stichting komen en/of free lance professionals ingehuurd worden.
Besteding van vermogen Stichting
Tijdens de jaarlijkse bestuursvergadering wordt vastgesteld welk deel van het vermogen voor welk doel/project/aanvraag wordt besteed of gereserveerd. De uitvoerder (Coördinator) van de werkzaamheden van de Stichting kan daartoe voorstellen indienen. Het bestuur laat over ieder boekjaar (kalenderjaar) de jaarstukken opstellen (volgens de bepalingen in artikel 10 van de statuten), deze vaststellen en publiek maken op de website.
Gedurende het jaar kan de uitvoerder voorstellen indienen binnen het vastgestelde financiële kader. Hij zal daarvoor, tussentijds per mail, van de meerderheid van de bestuursleden een instemming moeten ontvangen.
Een deel van het vermogen kan worden besteed aan personele en/of freelancekosten, zie hieronder.
Professionele ondersteuning van de stichting
Het bestuur streeft er naar (een deel van) de dagelijkse activiteiten en leiding van de Stichting onder professionele verantwoordelijkheid en kwaliteit te stellen. Daarmee kunnen worden taken gedelegeerd zoals: communicatie, werving sponsoren, netwerk uitbouwen en onderhouden in Zuidoost Azië, werving van project en aanvragen en project- en aanvraag begeleiding, project uitvoer, financiële administratie, voorbereiding bestuursvergaderingen, opstellen werk- en beleidsplannen, financiële jaarstukken, onderhoud website, ontwikkelen protocollen en contracten, etc.
De professionele ondersteuning kan geschieden op freelance basis en/of in loondienst.
Van de algemene inkomsten op jaarbasis (sponsoring individuen en bedrijven, erflatingen. etc.) wordt maximaal 25% besteed aan professionele ondersteuning van de Stichting bij algemene inkomsten tot 20.000 Euro per jaar. Bij hogere algemene inkomsten per jaar is dit percentage lager.
Dit percentage kan hoger zijn voor een specifiek project wat de Stichting in eigen beheer uitvoert, nadat een sponsor/subsidiegever de stichting daartoe in staat heeft gesteld. Een dergelijk project zal een separate projectadministratie hebben en wordt opgenomen in de totale jaarrekening.
Website
In 2014 is de website van de Stichting gelanceerd. Hierop is informatie te vinden omtrent o.a. de doelstelling van de Stichting, reeds gesponsorde projecten (inclusief het tonen van of linken naar het product), toekomstige projecten, netwerkactiviteiten, hoe een aanvraag te doen (inclusief aanvraagformulier), hoe een sponsoring te doen, de sponsors, de jaarstukken, jaarverslagen, beloningsbeleid, statuten, bestuurssamenstelling, RSIN of fiscaalnummer, contactgegevens.
Aanvragen uit Zuidoost Azië
Documentairemakers, fotograven, documentalisten en journalisten uit Zuidoost Azië kunnen een aanvraag indienen middels het Application format van de Stichting. Mogelijk wordt een beoordelingscommissie geïnstalleerd, welke adviseert aan het bestuur. Na het bestuursbesluit wordt wederzijds een contract getekend. Pas dan wordt er overgegaan tot een eerste betaling. De laatste betaling wordt gedaan na ontvangst van de hard copy van het product, wat wordt geplaatst of gelinkt op de website van de stichting. Soms is deze plaatsing op de website vertraagd, om zo de filmmaker/fotograaf de tijd te geven om de productie aan te bieden aan derden, zoals film festivals.
Netwerk vergroten in Zuidoost Azië
In de komende jaren zal de stichting een inspanning doen om het netwerk en naamsbekendheid in Zuidoost Azië te vergroten. Onderdeel daarvan kan zijn het bezoeken van relevante personen, organisaties, film/documentaire festivals en LGBT events. Ook zal in Zuidoost Azië gezocht worden naar personen, bedrijven en fondsen die als sponsor willen optreden.
Projecten
De stichting kan projecten verwerven die passen binnen de doelstelling van de stichting of van belang kunnen zijn voor het behalen van de doestelling van de stichting. De uitvoer van het project kan worden gedaan in eigen beheer en/of in samenwerking met partners in Zuidoost Azië.
Overige aandachtpunten 2018 – 2020
Visie en werkwijze
Mocht de groei van Document Our History Now doorzetten, dan trachten we een Mirror organisatiein Zuidoost-Azië op te zetten, bezet door personen uit die regio. Deze organisatie krijgt een grote rol in het onderhouden van het netwerk, acquisitie regionale fondsen en beoordeling en toekenning van aanvragen.
Ook in de komende jaren richt Document Our History Now zich op ondersteunen van nieuw talent en de ontwikkeling van bij ons bekende filmmakers etc. Financiering van scholing of andere wijze van ervaring- en kennisvermeerdering bestaat tot de mogelijkheden.
Bij de ontwikkeling en productie van stories, wordt nadrukkelijk de lokale LGBT community betrokken. Met als doel om producties te sponsoren die maximale zeggingskracht hebben binnen de lokale/nationale/regionale context.
Getracht wordt om voort te bouwen op reeds gerealiseerde projecten en opgedane contacten. Zo kunnen volgprojecten of nadere implementaties worden geïnitieerd. Ook kunnen individuele filmmaker/fotograaf meerdere malen ondersteunt worden waarmee DOHN zo een wat constantere factor wordt in de professionele ontwikkeling van de persoon. Mocht deze ontwikkeling sterk doorzetten, dan worden ander partijen geschikter om als ondersteuner of als financier op te treden.
Bestuur
Het bestuur wordt, indien een geschikte kandidaat wordt gevonden, met een persoon komend uit de regio Zuidoost Azië en/of is zelf een professioneel filmmaker/fotograaf of producent.
Communicatie en fondsenwerving
Minimaal een maal per twee jaar organiseert Document Our History Now een presentatie middag in Amsterdam, daarnaast ook op verzoek – en bij mogelijkheid van financiering – in Zuidoost-Azië. Getracht wordt tijdens de presentaties aan crowd funding voor een specifieke project te doen.
Extra inspanning wordt gedaan om on contact te komen met geëngageerde en vermogende particulieren en particuliere fondsen.
Ondersteuning
De coördinator kan de uitgevoerde uren declareren, tot een maximum van 25% van de Algemene inkomsten. In de praktijk tot op heden is dat slecht een deel van de daadwerkelijke gemaakte uren. Hiervoor wordt een uren registratie gevoerd. Mocht de liquiditeit het niet toestaan deze uit te betalen, dan worden deze als crediteur op de balans vermeld.
