ABOUT US

policy plan

During the setup phase of the foundation, a policy plan for the first years (2013 – 2016) was written up (in Dutch). It was on the basis of this plan that the Dutch tax authorities designated the foundation a ‘Culturele ANBI’ (charitable or public-benefit organisation).

If you are interested, we can translate one or more sections of this policy plan for you. Let us know by mail info@documentourhistorynow.org. The policy plan contains the following chapters:

  • Our vision and how we work
  • Acquisition of equity
  • Compensation for board members
  • Governance of the foundation’s equity
  • Expenditure of the foundation’s equity
  • Professional management of the foundation
  • Website
  • Applications from Southeast Asia
  • Network in Southeast Asia

Beleidsplan Stichting 2013 – 2016
(in Dutch)

Bijgaand beleidsplan is opgesteld ten behoeve van de aanvraag voor de ANBI status. Op basis van onder andere dit beleidsplan is de ANBI status toegekend. Een onderdeel van het beleidsplan is het beloningsbeleid.

Inleiding

De stichting Document our history now is geregistreerd bij de kamer van koophandel in Amsterdam onder nummer 57229171. De statuten zijn gepasseerd bij notarissen Bakker, Voorwinde en Mens te Amsterdam op 8 februari 2013. De stichting heeft haar rekening bij de Triodos bank nummer NL 81 TRIO 0784687064.

Dit beleidsplan 2013 – 2016 is vastgesteld door het bestuur van de stichting (23 september 2013) ten behoeve van – onder andere – de ANBI status aanvraag. Om die reden volgt dit beleidsplan de indeling zoals door de belastingdienst op haar website wordt voorgesteld. Dit document wordt tevens als openbaar document geplaatst op de website van Document our history now (te realiseren in 2014). Dit beleidsplan betreft dus geen communicatie product gericht aan het algemeen publiek of donateurs. Dergelijke publiekvriendelijke teksten (aangaande de plannen en rapportage van de stichting), zijn in 2014 ook te vinden op de website en worden verzonden via direct mailing.

Nadat in de zomer van 2012 een eerste documentaire van een documentairemaker in Phnom Penh Cambodja werd gefinancierd middels crowd funding, zijn later dat jaar de voorbereidingen getroffen om begin 2013 de stichting op te richten. De eerste jaarrekening van de stichting (inclusief balans en staat van baten en lasten) zal in 2014 verschijnen, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar 2013 en wordt geplaatst op de website.

Doel en werkwijze

Uit de statuten, artikel 2:

1. De stichting heeft ten doel:

  1. Het (doen) verzamelen en vastleggen op alle daarvoor in aanmerking komende gegevensdragers van gegevens over de Lesbian Gay Bisexual and Transgender community en individuen, teneinde de zichtbaarheid, emancipatie en geschiedschrijving van deze community en individuen te bevorderen;
  2. Het ondersteunen van personen die het sub a omschreven doel (kunnen) realiseren, zoals auteurs, journalisten, fotografen, documentalisten, documentairemakers, etc.
  3. Het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

2. Het geografische werkterrein van de Stichting is voornamelijk Zuidoost-Azië, maar is niet tot deze regio beperkt.

3. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

  • Het bieden van gelegenheid aan daarvoor in aanmerking komende personen of instellingen om binnen het art. 2.1 genoemde doel (project-) voorstellen in te dienen en het ondersteunen van deze personen of instellingen bij de realisering van deze voorstellen.
  • Het bijeenbrengen van vrienden van de Stichting die de doelstelling van de Stichting ondersteunen en een actieve dan wel louter financiële bijdrage willen leveren aan het realiseren van die doelstelling.
  • Het aantrekken van financiële middelen om de Stichting in staat te stellen haar doelstellingen te realiseren.
  • Het verrichten van alle verdere handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn
  • De Stichting kan zich voor de realisering van haar doelstellingen laten bijstaan door een directeur en ander personeel.
  • De Stichting heeft het maken van winst uitdrukkelijk niet ten doel.

Werving van gelden

Uit de statuten, artikel 3:

Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door:

  • Subsidies en donaties
  • Schenkingen, erfstellingen en legaten
  • Alle andere verkrijgingen en baten

Nader:
In 2013 zijn gelden geworven rondom het afscheid van Robert Witlox als directeur van de Hiv Vereniging Nederland. Individuen en instellingen (waaronder Aids-Fonds) deden donaties waarmee het beginkapitaal van de Stichting werd gevormd (circa Euro 11.500). Gedurende 2013 – 2016 worden ondernemingen en ondernemers benaderd om als sponsor van de Stichting op te treden. Dat kunnen Nederlandse multi nationals zijn, Nederlandse bedrijven, maar ook ondernemers in Zuidoost Azië. Ook worden fondsen benaderd. Daarnaast worden de mogelijkheden van (project) subsidies onderzocht die onder verantwoordelijkheid en binnen de doelstelling van de Stichting kunnen worden uitgevoerd. Tenslotte worden nadere crowd funding acties uitgevoerd, mogelijk ook via digitale sites zoals Cinecrowd. Bij crowd funding zal de Stichting bij voorkeur een bijdrage vragen voor een specifieke product (aanvraag). Tenslotte worden individuen en bedrijven gevraagd een donatie aan de Stichting te doen, danwel een erfstelling of schenking te doen. Daartoe wordt in 2013 de ANBI status aangevraagd.

Beloning voor bestuurders

Uit de statuten, artikel 4.5:

De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden geen honorarium, behoudens een nader vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.

Beheer van vermogen Stichting

Het beheer van het vermogen van de Stichting wordt gevoerd door het bestuur. Daartoe komt zij jaarlijks minimaal 1 maal per jaar bijeen, volgens de in de statuten opgenomen artikelen 6 en 7.

Het vermogen wordt aangewend voor de doelstellingen van de Stichting. Indien mogelijk wordt in de periode 2013 – 2015 bestemmingsreserves opgebouwd tot maximaal Euro 15.000 voor nieuwe projecten en maximaal Euro 10.000 voor instandhoudingskosten. Er kan een bestemmingsreserve voor professionele ondersteuning worden opgebouwd, tot max. Euro 15.000, mocht er personeel in dienst van de Stichting komen en/of free lance professionals ingehuurd worden.

Besteding van vermogen Stichting

Tijdens de jaarlijkse bestuursvergadering wordt vastgesteld welk deel van het vermogen voor welk doel/project/aanvraag wordt besteed of gereserveerd. De uitvoerder van de werkzaamheden van de Stichting kan daartoe voorstellen indienen. Het bestuur laat over ieder boekjaar (kalenderjaar) de jaarstukken opstellen (volgens de bepalingen in artikel 10 van de statuten), zal deze vaststellen en publiek maken.

Gedurende het jaar kan de uitvoerder voorstellen indienen binnen het vastgestelde financiële kader. Hij zal daarvoor, tussentijds per mail, van de meerderheid van de bestuursleden een instemming moeten ontvangen.

Een deel van het vermogen kan worden besteed aan personele en/of freelancekosten, zie hieronder.

Professionele ondersteuning van de stichting

Het bestuur streeft er naar (een deel van) de dagelijkse activiteiten en leiding van de Stichting onder professionele verantwoordelijkheid en kwaliteit te stellen. Daarmee kunnen worden taken gedelegeerd zoals: communicatie, werving sponsoren, netwerk uitbouwen en onderhouden in Zuidoost Azië, werving van project en aanvragen en project- en aanvraag begeleiding, project uitvoer, financiële administratie, voorbereiding bestuursvergaderingen, opstellen werk- en beleidsplannen, financiële jaarstukken, onderhoud website, ontwikkelen protocollen en contracten, etc.

De professionele ondersteuning kan geschieden op freelance basis en/of in loondienst.

Van de algemene inkomsten op jaarbasis (sponsoring individuen en bedrijven, erflatingen. etc.) wordt maximaal 25% besteed aan professionele ondersteuning van de Stichting bij algemene inkomsten tot 20.000 Euro per jaar. Bij hogere algemene inkomsten per jaar is dit percentage lager.

Dit percentage kan hoger zijn voor een specifiek project wat de Stichting in eigen beheer uitvoert, nadat een sponsor/subsidiegever de stichting daartoe in staat heeft gesteld. Een dergelijk project zal een separate projectadministratie hebben en wordt opgenomen in de totale jaarrekening.

Website

In 2014 wordt een website van de Stichting gelanceerd. Hierop is informatie te vinden omtrent o.a. de doelstelling van de Stichting, reeds gesponsorde projecten (inclusief het tonen van of linken naar het product), toekomstige projecten, netwerkactiviteiten, hoe een aanvraag te doen (inclusief aanvraagformulier), hoe een sponsoring te doen, de sponsors, de jaarstukken, jaarverslagen, beloningsbeleid, statuten, bestuurssamenstelling, RSIN of fiscaalnummer, contactgegevens.

Aanvragen uit Zuidoost Azië

Documentairemakers, fotograven, documentalisten en journalisten uit Zuidoost Azië kunnen een aanvraag indienen middels het Application format van de Stichting. Mogelijk wordt een beoordelingscommissie geïnstalleerd, welke adviseert aan het bestuur. Na de bestuur beslissing wordt wederzijds een contract getekend. Pas dan wordt er overgegaan tot een eerste betaling. De laatste betaling wordt gedaan na ontvangst van de hard copy van het product. Deze hard copy wordt geplaatst of gelinkt op de website van de stichting.

Netwerk vergroten in Zuidoost Azië

In de komende jaren zal de stichting een inspanning doen om het netwerk en naamsbekendheid in Zuidoost Azië te vergroten. Onderdeel daarvan zal uitkomen het bezoeken van relevante personen, organisaties, film/documentaire festivals en LGBT events. Ook zal in Zuidoost Azië gezocht worden naar personen, bedrijven en fondsen die als sponsor willen optreden.

Projecten

De stichting kan projecten verwerven die passen binnen de doelstelling van de stichting. De uitvoer van het project kan worden gedaan in eigen beheer en/of in samenwerking met partners in Zuidoost Azië.